12 macam bentuk meja rapat beserta penjelasannya

A.  Hollow Round Table Style

Adalah bentuk meja bundar yg ditengahnya diberi rongga, dan biasanya dirongga ini ditempatkan mini garden atau greeneries. Table set up seperti ini merupakan gabungan dari empat buah croissant table.Faktor kesulitan untuk menata table set up semacam ini adalah pada pemasangan table cloth , karena taplak meja yg standar tidak ada yg berbentuk croissant. Besar atau kecilnya bentuk meja ini tergantung dari jumlah peserta acara.

 

B. Hollow Rectangular Table Style

Rectangular Table Style atau sering juga disebut long table style adalah table set up yg berbentuk persegi panjang yg merupakan perpaduan dari beberapa oblong table atau oblong table digabung dengan classroom table yg diatur memanjang. Pada acara dengan table set up seperti ini, biasanya diatas meja disediakan meeting kit yg lengkap, seperti notepad , pensil atau pulpen, air minum dan beberapa benda lainnya.

C.   Square Table Style

Table set up ini juga bisa disebut model empat persegi panjang. Square Table Style diciptakan dengan menyusun beberapa oblong table atau classroom table sedemikian rupa dengan rapi.Bentuk ruangan yg dipakai untuk menampung table set up ini idealnya kotak atau empat persegi panjang.Kekurangan dari table set up ini adalah bila acara tersebut menggunakan screen atau OHP , maka peserta yg duduk didepan harus membalikkan badan atau kursi mereka untuk bisa melihat kearah layer

D.  Round Table Style

Round Table Style sering juga disebut banquet style, lebih terkenal dengan sebutan meja bundar. Penggunaan round table dengan ukuran big, medium, small atau cocktail table bisa digunakan untuk berbagai function.Round table berukuran big atau medium biasanya digunakan untuk function yg melibatkan acara makan, seperti breakfast meeting atau dinner meeting.Sementara yg berukuran small atau cocktail table idealnya hanya untuk meeting tidak untuk acara makan

E.  Melbourne Square Oblong Table Style

Jenis table set up semacam ini merupakan perpaduan dari beberapa jenis meja yg berbeda yg ada di banquet operation, yaitu oblong table, halfmoon table dan quarter table. Table set up ini berbentuk segi empat dan terlihat paling artistic, mewah dan megah, sehingga tepat untuk function VVIP. Keindahan table set up ini harus didukung oleh keahlian menata tanaman atau mini garden ,sehingga dapat membuat suasana ruang yg indah dan berbeda.Table set up ini cenderung memanjang dengan batas tertentu, melihat kapasitas function room

F.   V-Shape Oblong Table Style

Dalam table set up ini ,oblong table diatur membentuk huruf V. Table set up semacam ini merupakan salah satu cara untuk memberikan variasi pada ruang acara meeting atau seminar. Penggunaan oblong table berguna untuk kenyamanan para peserta meeting atau seminar , karena meja tersebut relative lebar.Keuntungan table set up semacam ini adalah semua peserta duduk menghadap ke instruktur dan juga memberikan ruang gerak yg lebih luas kepada instruktur. Bentuk ini akan ideal jika jumlah pesertanya relative sedikit ,yaitu dibawah 40 orang

G.  Theatre Style Round Chair

Macam-macam bentuk theatre merupakan pengembangan dari kebutuhan organizer acara.Bentuk theatre ini sering digunakan untuk acara training atau seminar yg menyelipkan game didalam susunan acaranya, dengan jumlah peserta yg relative sedikit. Keuntungan dari penggunaan style ini adalah jika ada perubahan atau penambahan peserta dapat mengaturnya dengan cepat karena tinggal menambah atau mengurangi kursi saja

H.  Theatre Style Chair

Adalah bentuk dasar dari banquet set up untuk acar-acara seperti seminar, meeting dan sebagainya yg hanya menggunakan kursi saja dan tidak menggunakan meja. Meja hanya diperuntukan bagi pembicara.Pada event dengan jumlah tamu yg banyak, akan digunakan banquet chair tanpa sandaran tangan.Ada kemungkinan baris yg paling depan saja yg menggunakan armchair atau bahkan sofa yg lengkap dengan meja kecil.

I.   U-Shape Classroom Table Style

Yang dimaksud dengan table set up ini adalah pengaturan meja dibuat membentuk huruf U dengan menggunakan classroom table. Karena classroom table adalah meja yg tidak begitu besar, maka untuk kenyamanan peserta acara pada saat acara berlangsung , idealnya diatas meja tidak diletakkan benda-benda diluar perlengkapan meeting. Bagi instruktur yg harus memimpin acara bentuk table set up semacam ini sangat menguntungkan karena memberi ruang gerak yg leluasa baginya dan memungkinkan ia mendapat perhatian penuh dari peserta

J.   Oval Oblong Table Style

Bentuk oval oblong table style diinspirasikan dari bentuk oval yg berasal dari penyatuan dua oblong table ditambah small half moon table di kanan dan kiri.Bentuk table set up semacam ini merupakan ciri dari acara yg bersifat santai atau informal, seperti acara-acara meeting sambil makan (breakfast, lunch, dinner)

 

11.   Olga Table Style

Olga table style terdiri dari gabungan oblong table dan cocktail table . Oblong table diatur sedemikian rupa sehingga berbetuk square atau rectangular, kemudian cocktail table diletakkan dibagian ujung-ujungnya. Table set up ini ideal untuk acara dengan jumlah partisipan yg sedikit.Untuk acara meeting atau seminar dimana peserta acara perlu menggunakan laptop, tas besar atau hand out dan membaca brosur-brosur table set up semacam ini akan sangat memudahkan mereka

12.   Triangle Oblong Table Style

Triangle oblong table style adalah salah satu table set up yg biasa digunakan untuk meeting , terutama sambil makan (breakfast, lunch, dinner). Karena meja yg digunakan cukup lebar, maka di atas meja dapat disediakan meeting kit. Dalam membentuk table set up seperti ini juga diperlukan dukungan dekorasi dari florist dan gardening.

Peralatan pendukung yang dibutuhkan:

-Meja

-Kursi yang nyaman

-Meeting Presentation kits

-Podium bila perlu

-Lampu

Tempat makanan dan minuman

Pendingin/penghangat ruangan

Langkah – langkahnya:

1. Pilih

ruangan yang sepi dan jauh dari mobilitas

Kegiatan meeting membutuhkan ketenangan. Oleh karena itu, usahakan agar meeting room berada di area yang tenang, tanpa banyak suara dan gangguan dari mobilitas orang – orang di luar ruangan, sehingga semua peserta meeting bisa lebih fokus pada topik pembicaraan. Serta, usahakan agar lokasi meeting room tidak jauh dari toilet, sehingga jika ada anggota meeting yang ijin pergi ke toilet, maka hal ini tidak akan memakan waktu yang lama.

2. Tentukan jenis penataan meja disesuaikan dengan tujuan meeting

Untuk meeting yang sifatnya diskusi, sebaiknya pilih jenis penataan meja round-table dengan menata meja – meja menjadi bentuk lingkaran atau oval. Sehingga setiap anggota meeting bisa saling berhadapan satu sama lain.

Sedangkan untuk menciptakan nuansa meeting yang lebih interaktif, meja – meja bisa disusun dengan penataan U-shape. Pada tipe penataan meja ini, biasanya akan ada satu speaker yang akan mempresentasikan ide bisnisnya di depan, kemudian peserta meeting yang lain bisa menanggapi. Hal – hal yang menunjang presentasi, misal display visual, chart, tabel, gambar, layar, papan tulis, dsb bisa diletakkan tak jauh dari tempat berdirinya presenter, yakni di area yang terbuka pada bentuj ‘U’.

Ada juga penataan meja square table. Pada penataan meja ini, semua sisi meja tertutup. Desain penataan meja ini sangat bermanfaat untuk meeting yang sifatnya diskusi dengan anggota yang tidak terlalu besar, yang memungkinkan adanya interaksi di antara masing – masing peserta diskusi.

Desain Interior Ruang Rapat (meeting room) bergaya Modern

3. Menata kursi sesuai dengan bentuk penataan meja

Pada penataan kursi, hal ini disesuaikan dengan jenis layout penataan meja yang sudah ditentukan. Kursi yang dipilih haruslah empuk dan nyaman, khususnya untuk meeting dalam jangka waktu yang lama. Kursi berbahan kayu atau plastik dengan dudukan yang keras hanya bisa digunakan untuk meeting yang sifatnya sebentar, yakni hanya sekitar 1 jam atau kurang. Jangan lupa, sediakan jumlah kursi yang sesuai dengan jumlah peserta meeting. Tambahkan dua atau tiga kursi kosong untuk mengakomodasi jika ada peserta lain yang ikut dalam diskusi.

4. Siapkan podium bila perlu

Untuk meeting yang sifatnya presentasi bisnis, akan lebih baik jika penataan meja yang dipilih adalah bentuk U. Kemudian di area yang terbuka, letakkan podium atau level untuk berpijak agar pembicara bisa menyampaikan presentasinya di depan peserta meeting dengan lebih optimal. Selain itu, posisi pembicara yang lebih tinggi (di atas podium) juga akan membuat peserta meeting lebih fokus mendengarkan apa yang disampaikan pembicara. Jangan lupa, tempatkan meja sisi di podium tersebut untuk menempatkan folder, kertas atau dokumen penting, laptop, dan peralatan lain yang dibutuhkan pembicara dalam menyampaikan presentasinya.

5. Atur suhu ruangan agar nyaman ditempati

Mengingat Indonesia rata – rata memiliki suhu harian yang cukup tinggi, usahakan agar meeting room dipasangi AC atau pendingin ruangan dengan suhu yang sedang, sehingga peserta meeting tidak akan merasakan kepanasan atau kedinginan dalam ruangan.

6. Pilih lampu / pencahayaan yang mendukung jalannya meeting

Meskipun rata – rata meeting dilaksanakan di siang hari, namun toh pencahayaan yang memadai tetap diperlukan. Tempatkan pencahayaan utama di langit – langit (overhead lighting) dengan intensitas yang sedang. Jika ingin membuat atmosfer di meeting room terasa lebih nyaman dan lembut, Anda bisa menambahkan pencahayaan tambahan dengan warna kuning lembut yang diletakkan di dinding.

6. Sediakan area di sudut ruangan untuk meletakkan makanan/minuman

Proses meeting kadang berlangsung lama dan menyita banyak energi. Maka, sediakan area di sudut ruangan di mana peserta bisa mengambil makanan, minuman (kopi, the, air putih) saat break / jeda meeting. Untuk meeting yang memerlukan waktu yang panjang, usahakan jangan menyediakan makanan dan minuman dengan kadar gula yang tinggi agar peserta tidak cepat mengantuk. Kemudian, pastikan di dekat area ini ada tempat sampah untuk membuat sisa makanan dan minuman, sehingga tidak akan mengotori ruang meeting

Tips yang harus Anda lakukan dalam menata dan mendesain interior ruang meeting yang fleksibel, efektif, dan nyaman.

Kesuksesan sebuah pertemuan bisnis tak hanya diukur dari apa yang menjadi topik pembicaraan selama meeting ataupun peserta yang hadir dalam meeting tersebut, tapi juga penataan furnitur dan desain ruang meeting itu sendiri. Agar meeting bisa berjalan efektif, pastinya Anda harus mempertimbangkan tujuan dari meeting itu sendiri, baru kemudian menentukan desain dan penataan meeting room yang sesuai untuk menciptakan atmosfer yang mendukung jalannya meeting.

Meeting room haruslah dibuat fleksibel dan efektif dalam menunjang kinerja dan produktifitas orang – orang di dalamnya. Jika sebuah meeting room didesain dengan baik, bukan tak mungkin jika partner bisnis akan merasa nyaman dan bisa bekerja maksimal tanpa adanya gangguan.

SEKIAN TERIMAKASIH. SEMOGA BERMANFAAT ^^