12 macam bentuk meja rapat beserta penjelasannya
A. Hollow Round Table Style
Adalah bentuk meja bundar yg
ditengahnya diberi rongga, dan biasanya dirongga ini ditempatkan mini garden
atau greeneries. Table set up seperti ini merupakan gabungan dari empat buah
croissant table.Faktor kesulitan untuk menata table set up semacam ini adalah
pada pemasangan table cloth , karena taplak meja yg standar tidak ada yg
berbentuk croissant. Besar atau kecilnya bentuk meja ini tergantung dari jumlah
peserta acara.
B. Hollow Rectangular Table
Style
Rectangular Table Style atau sering
juga disebut long table style adalah table set up yg berbentuk persegi panjang
yg merupakan perpaduan dari beberapa oblong table atau oblong table digabung
dengan classroom table yg diatur memanjang. Pada acara dengan table set up
seperti ini, biasanya diatas meja disediakan meeting kit yg lengkap, seperti
notepad , pensil atau pulpen, air minum dan beberapa benda lainnya.
C. Square Table Style
Table set up ini juga bisa disebut
model empat persegi panjang. Square Table Style diciptakan dengan menyusun
beberapa oblong table atau classroom table sedemikian rupa dengan rapi.Bentuk
ruangan yg dipakai untuk menampung table set up ini idealnya kotak atau empat
persegi panjang.Kekurangan dari table set up ini adalah bila acara tersebut
menggunakan screen atau OHP , maka peserta yg duduk didepan harus membalikkan
badan atau kursi mereka untuk bisa melihat kearah layer
D. Round Table Style
Round Table Style sering juga
disebut banquet style, lebih terkenal dengan sebutan meja bundar. Penggunaan
round table dengan ukuran big, medium, small atau cocktail table bisa digunakan
untuk berbagai function.Round table berukuran big atau medium biasanya
digunakan untuk function yg melibatkan acara makan, seperti breakfast meeting
atau dinner meeting.Sementara yg berukuran small atau cocktail table idealnya
hanya untuk meeting tidak untuk acara makan
E. Melbourne Square Oblong
Table Style
Jenis table set up semacam ini
merupakan perpaduan dari beberapa jenis meja yg berbeda yg ada di banquet
operation, yaitu oblong table, halfmoon table dan quarter table. Table set up
ini berbentuk segi empat dan terlihat paling artistic, mewah dan megah,
sehingga tepat untuk function VVIP. Keindahan table set up ini harus didukung
oleh keahlian menata tanaman atau mini garden ,sehingga dapat membuat suasana
ruang yg indah dan berbeda.Table set up ini cenderung memanjang dengan batas
tertentu, melihat kapasitas function room
F. V-Shape Oblong Table Style
Dalam table set up ini ,oblong table
diatur membentuk huruf V. Table set up semacam ini merupakan salah satu cara
untuk memberikan variasi pada ruang acara meeting atau seminar. Penggunaan
oblong table berguna untuk kenyamanan para peserta meeting atau seminar ,
karena meja tersebut relative lebar.Keuntungan table set up semacam ini adalah
semua peserta duduk menghadap ke instruktur dan juga memberikan ruang gerak yg
lebih luas kepada instruktur. Bentuk ini akan ideal jika jumlah pesertanya
relative sedikit ,yaitu dibawah 40 orang
G. Theatre Style Round Chair
Macam-macam bentuk theatre merupakan
pengembangan dari kebutuhan organizer acara.Bentuk theatre ini sering digunakan
untuk acara training atau seminar yg menyelipkan game didalam susunan acaranya,
dengan jumlah peserta yg relative sedikit. Keuntungan dari penggunaan style ini
adalah jika ada perubahan atau penambahan peserta dapat mengaturnya dengan
cepat karena tinggal menambah atau mengurangi kursi saja
H. Theatre Style Chair
Adalah bentuk dasar dari banquet set
up untuk acar-acara seperti seminar, meeting dan sebagainya yg hanya
menggunakan kursi saja dan tidak menggunakan meja. Meja hanya diperuntukan bagi
pembicara.Pada event dengan jumlah tamu yg banyak, akan digunakan banquet chair
tanpa sandaran tangan.Ada kemungkinan baris yg paling depan saja yg menggunakan
armchair atau bahkan sofa yg lengkap dengan meja kecil.
I. U-Shape Classroom Table
Style
Yang dimaksud dengan table set up
ini adalah pengaturan meja dibuat membentuk huruf U dengan menggunakan
classroom table. Karena classroom table adalah meja yg tidak begitu besar, maka
untuk kenyamanan peserta acara pada saat acara berlangsung , idealnya diatas
meja tidak diletakkan benda-benda diluar perlengkapan meeting. Bagi instruktur
yg harus memimpin acara bentuk table set up semacam ini sangat menguntungkan
karena memberi ruang gerak yg leluasa baginya dan memungkinkan ia mendapat
perhatian penuh dari peserta
J. Oval Oblong Table Style
Bentuk oval oblong table style
diinspirasikan dari bentuk oval yg berasal dari penyatuan dua oblong table
ditambah small half moon table di kanan dan kiri.Bentuk table set up semacam
ini merupakan ciri dari acara yg bersifat santai atau informal, seperti
acara-acara meeting sambil makan (breakfast, lunch, dinner)
11. Olga Table Style
Olga table style terdiri dari
gabungan oblong table dan cocktail table . Oblong table diatur sedemikian rupa
sehingga berbetuk square atau rectangular, kemudian cocktail table diletakkan
dibagian ujung-ujungnya. Table set up ini ideal untuk acara dengan jumlah
partisipan yg sedikit.Untuk acara meeting atau seminar dimana peserta acara
perlu menggunakan laptop, tas besar atau hand out dan membaca brosur-brosur
table set up semacam ini akan sangat memudahkan mereka
12. Triangle Oblong Table
Style
Triangle oblong table style adalah
salah satu table set up yg biasa digunakan untuk meeting , terutama sambil
makan (breakfast, lunch, dinner). Karena meja yg digunakan cukup lebar, maka di
atas meja dapat disediakan meeting kit. Dalam membentuk table set up seperti
ini juga diperlukan dukungan dekorasi dari florist dan gardening.
Peralatan pendukung
yang dibutuhkan:
-Meja
-Kursi yang nyaman
-Meeting Presentation kits
-Podium bila perlu
-Lampu
Tempat makanan dan minuman
Pendingin/penghangat ruangan
Langkah – langkahnya:
1. Pilih
ruangan yang sepi dan
jauh dari mobilitas
Kegiatan meeting membutuhkan
ketenangan. Oleh karena itu, usahakan agar meeting room berada di area yang tenang,
tanpa banyak suara dan gangguan dari mobilitas orang – orang di luar ruangan,
sehingga semua peserta meeting bisa lebih fokus pada topik pembicaraan. Serta,
usahakan agar lokasi meeting room tidak jauh dari toilet, sehingga jika ada
anggota meeting yang ijin pergi ke toilet, maka hal ini tidak akan memakan
waktu yang lama.
2. Tentukan jenis
penataan meja disesuaikan dengan tujuan meeting
Untuk meeting yang sifatnya
diskusi, sebaiknya pilih jenis penataan meja round-table dengan menata meja –
meja menjadi bentuk lingkaran atau oval. Sehingga setiap anggota meeting bisa
saling berhadapan satu sama lain.
Sedangkan untuk menciptakan
nuansa meeting yang lebih interaktif, meja – meja bisa disusun dengan penataan
U-shape. Pada tipe penataan meja ini, biasanya akan ada satu speaker yang akan
mempresentasikan ide bisnisnya di depan, kemudian peserta meeting yang lain
bisa menanggapi. Hal – hal yang menunjang presentasi, misal display visual,
chart, tabel, gambar, layar, papan tulis, dsb bisa diletakkan tak jauh dari
tempat berdirinya presenter, yakni di area yang terbuka pada bentuj ‘U’.
Ada juga penataan meja square
table. Pada penataan meja ini, semua sisi meja tertutup. Desain penataan meja
ini sangat bermanfaat untuk meeting yang sifatnya diskusi dengan anggota yang
tidak terlalu besar, yang memungkinkan adanya interaksi di antara masing –
masing peserta diskusi.
Desain Interior
Ruang Rapat (meeting room) bergaya Modern
3. Menata kursi sesuai
dengan bentuk penataan meja
Pada penataan kursi, hal ini
disesuaikan dengan jenis layout penataan meja yang sudah ditentukan. Kursi yang
dipilih haruslah empuk dan nyaman, khususnya untuk meeting dalam jangka waktu
yang lama. Kursi berbahan kayu atau plastik dengan dudukan yang keras hanya
bisa digunakan untuk meeting yang sifatnya sebentar, yakni hanya sekitar 1 jam
atau kurang. Jangan lupa, sediakan jumlah kursi yang sesuai dengan jumlah
peserta meeting. Tambahkan dua atau tiga kursi kosong untuk mengakomodasi jika
ada peserta lain yang ikut dalam diskusi.
4. Siapkan podium bila
perlu
Untuk meeting yang sifatnya
presentasi bisnis, akan lebih baik jika penataan meja yang dipilih adalah
bentuk U. Kemudian di area yang terbuka, letakkan podium atau level untuk
berpijak agar pembicara bisa menyampaikan presentasinya di depan peserta
meeting dengan lebih optimal. Selain itu, posisi pembicara yang lebih tinggi
(di atas podium) juga akan membuat peserta meeting lebih fokus mendengarkan apa
yang disampaikan pembicara. Jangan lupa, tempatkan meja sisi di podium tersebut
untuk menempatkan folder, kertas atau dokumen penting, laptop, dan peralatan
lain yang dibutuhkan pembicara dalam menyampaikan presentasinya.
5. Atur suhu ruangan
agar nyaman ditempati
Mengingat Indonesia rata – rata
memiliki suhu harian yang cukup tinggi, usahakan agar meeting room dipasangi AC
atau pendingin ruangan dengan suhu yang sedang, sehingga peserta meeting tidak
akan merasakan kepanasan atau kedinginan dalam ruangan.
6. Pilih lampu /
pencahayaan yang mendukung jalannya meeting
Meskipun rata – rata meeting dilaksanakan
di siang hari, namun toh pencahayaan yang memadai tetap diperlukan. Tempatkan
pencahayaan utama di langit – langit (overhead lighting) dengan intensitas yang
sedang. Jika ingin membuat atmosfer di meeting room terasa lebih nyaman dan
lembut, Anda bisa menambahkan pencahayaan tambahan dengan warna kuning lembut
yang diletakkan di dinding.
6. Sediakan area di
sudut ruangan untuk meletakkan makanan/minuman
Proses meeting kadang
berlangsung lama dan menyita banyak energi. Maka, sediakan area di sudut
ruangan di mana peserta bisa mengambil makanan, minuman (kopi, the, air putih)
saat break / jeda meeting. Untuk meeting yang memerlukan waktu yang panjang,
usahakan jangan menyediakan makanan dan minuman dengan kadar gula yang tinggi
agar peserta tidak cepat mengantuk. Kemudian, pastikan di dekat area ini ada
tempat sampah untuk membuat sisa makanan dan minuman, sehingga tidak akan
mengotori ruang meeting
Tips yang harus Anda lakukan
dalam menata dan mendesain
interior ruang meeting yang fleksibel, efektif, dan nyaman.
Kesuksesan sebuah pertemuan
bisnis tak hanya diukur dari apa yang menjadi topik pembicaraan selama meeting
ataupun peserta yang hadir dalam meeting tersebut, tapi juga penataan furnitur dan desain ruang meeting
itu sendiri. Agar meeting bisa berjalan efektif, pastinya Anda harus
mempertimbangkan tujuan dari meeting itu sendiri, baru kemudian menentukan desain dan penataan meeting room
yang sesuai untuk menciptakan atmosfer yang mendukung jalannya meeting.
Meeting room haruslah dibuat
fleksibel dan efektif dalam menunjang kinerja dan produktifitas orang – orang
di dalamnya. Jika sebuah meeting room didesain dengan baik, bukan tak mungkin
jika partner bisnis akan merasa nyaman dan bisa bekerja maksimal tanpa adanya
gangguan.
SEKIAN TERIMAKASIH. SEMOGA BERMANFAAT ^^
